3 Kesalahan Umum Saat Menggunakan Microsoft Office Word

Setiap orang bisa menggunakan Microsoft Office Word, tapi tidak setiap orang bisa menggunakan Microsoft Office Word. Wah maksudnya apa tuh? Begini. Setiap orang bisa mengetik menggunakan Microsoft Office Word namun masih ada orang yang asal-asalan dalam mengetik menggunakan software pengolah kata ini. Menurut pengalaman dan pengamatan saya sendiri, setidaknya ada 3 kesalahan yang saya temukan. Nah apa sajakah itu? Mari kita bahas satu per satu. Untuk memudahkan pembahasan, kita akan mengambil contoh saat menyusun naskah yang tersusun atas beberapa Bab dan saat membuat form biodata.

1. Menggunakan tombol Enter untuk memunculkan halaman baru.

Kebanyakan orang akan menggunakan tombol Enter saat akan berpindah ke halaman baru. Hal ini tentu tidak masalah apabila kita bermaksud untuk merapihkan paragraf yang seharusnya berada dalam satu halaman. Namun menjadi kurang tepat jika akan berpindah Bab karena apabila teks naskah yang berada di bab sebelumnya berubah (bertambah maupun berkurang), teks di bab selanjutnya akan bergeser dan terkadang akan menyatu dengan bab yang sebelumnya. Hal ini tentu akan menyulitkan kita untuk merapihkan kembali naskah yang kita susun. Cara yang tepat adalah dengan menggunakan shorcut keyboard CTRL+Enter atau dari menu insert-blank page.

 

2. Menggunakan spasi untuk mengatur letak teks/karakter.

Kesalahan umum kedua yang saya temui yaitu menggunakan spasi saat mengatur teks. Biasanya hal ini terjadi saat membuat format yang menggunakan tanda titik dua (biasanya pada form biodata). Perhatikan contoh di bawah ini.

Kiri: Menggunakan Spasi
Kanan: Menggunakan Tombol Tab dan Ruler

Pada contoh tersebut, bisa dilihat pada gambar sebelah kiri letak tanda titik dua di masing-masing baris tidaklah sejajar dikarenakan diatur menggunakan spasi. Sementara pada gambar sebelah kanan seluruhnya rata. Titik dua pada gambar sebelah kanan dapat sejajar karena memanfaatkan fungsi tabulasi, ruler dan tombol tab di keyboard. 

3. Menggunakan tombol tab tanpa tabulasi untuk mengatur letak teks.

Untuk kesalahan ketiga, oke penggunaan spasi untuk mengatur letak suatu teks/karakter sudah diganti dengan tombol tab namun masih ada yang belum menggunakan fungsi tabulasi dan memanfaatkan ruler yang ada. Hal ini tidaklah salah sebenarnya namun kurang lengkap saja. Tanpa menggunakan ruler, kita hanya bisa memindahkan teks/karakter ke posisi yang sudah ditentukan oleh sistem, sehingga kadang teks/karakter tersebut terlalu ke kanan. Manfaatkanlah ruler yang ada supaya tampilan dokumen yang kita susun bisa lebih rapi lagi.

Mungkin hanya itu saja yang bisa saya jelaskan untuk sekarang. Sebenarnya sih masih ada yang lain namun nanti akan saya posting di lain waktu. Oh iya itu juga berdasarkan apa yang saya lakukan dulu pada saat baru mengenal Microsoft Office. Ya anggap saja nostalgia sambil ketawa-ketawa sendiri. Hehe